IZJAVA O ZAŠTITI OSOBNIH PODATAKA ZA KLIJENTE I POSLOVNE PARNTERE
DRUŠTVA AUTO-REMETINEC D.D.
Ova Izjava o zaštiti osobnih podataka odnosi se na prikupljanje i obradu Vaših osobnih podataka od strane društva Auto-Remetinec d.d. u svojstvu Voditelja obrade osobnih podataka, te Izvršitelja obrade osobnih podataka sukladno potpisanim ugovorima o poslovnoj suradnji.
Pitanja vezana za ostvarenje Vaših prava koja proizlaze iz Zakona o zaštiti osobnih podataka, kao i dopunske informacije uz ovu Izjavu možete realizirati elektroničkim putem na adresi zastita.podataka@autoremetinec.hr, odnosno telefonski na 01/6141-410.
U daljnjem tekstu, pod kategorijom Ispitanika, smatra se pojedinac na kojeg se osobni podaci odnose, te čiji se identitet može utvrditi ili čiji je identitet utvrđen tijekom poslovnog procesa, odnosno Vi, kao naš klijent ili poslovni partner.
KATEGORIJE VAŠIH OSOBNIH PODATAKA KOJE OBRAĐUJEMO U SVOJSTVU VODITELJA I/LI IZVRŠITELJA OBRADE U NAŠEM POSLOVANJU S VAMA
| IDENTIFIKACIJSKI PODACI | ime, prezime, spol, datum i mjesto rođenja, OIB, broj identifikacijske isprave |
| KONTAKT PODACI | telefon, mobitel, fax, e-mail u svrhu realizacije predugovornih radnji: narudžba, ponuda na zahtjev, upita, kao i zaključenja ugovora |
| UGOVORNI PODACI | podatci o usluzi ili dobru koje je predmet ugovora, okolnosti koje prethode i/li proizlaze iz ugovora, datum sastavljanja ugovora |
| FINANCIJSKI PODACI | broj transakcijskog računa ( IBAN ) ) u slučajevima transakcijsih plaćanja, broj kreditne ili debitne kartice u slučaju kartičnog plaćanja, porijeklo novca isključivo u iznimnim okolnostima predviđenima Zakonom o suzbijanju pranja novca i financiranja terorizma |
| BONITETNI PODACI | podaci o kreditnoj sposobnosti, okolnosti proglašenja insovlentnosti, informacije o blokadama računa isključivo u slučajevima upravljanja naplatom potraživanja i sredstvima osiguranja plaćanja, te kreditnog posredovanja u pomoćnoj ulozi |
| PODACI O VOZILU | šasija vozila, registarska vozila, broj prijeđenih kilometara, GPS podaci u slučajevima korištenja zamjenskih vozila i vozila u najmu, podaci s tahografa u slučajevima zahtjeva za baždarenje |
| IT SUSTAV | evidencija logova, IP adresa, kolačići u slučajevima korištenja naših web stranica |
| KNJIGOVODSTVENI PODACI | Zakonski propisani elementi računa, te zapisi o provedenim plaćanjima u skladu s važećim računovodstvenim propisima i međunarodnim knjigovodstvenim standardima |
| PREKRŠAJI I SUDSKI SPOROVI | Podaci o prekršaijima, kaznenim ili sigurnosnim mjerama ( parkirne kazne, oduzimanje vozačke dozvole ili registarskih pločica, zabrana upravljanja vozilom ) prilikom obnavljanja registracije i korištenja vozila u vlasništvu društva; okolnosti okončanih i aktivnih sudskih sporova i ovršnih postupaka u slučaju rješavanja sporova proizašlih iz poslovne suradnje |
| PODACI O PRIMANJIMA | Obračun plaće i platne liste, nagreade, stimulacije, isplate po osnovi obustava, podaci o dohodku isključivo u slučajevima korištenja usluge kreditnog posredovanja u pomoćnoj ulozi |
| OSOBNE OKOLNOSTI | Podaci o bračnim i izvanbračnim partnerima, bračni status, djeci, uzdržavanim članovima obitelji, iznimno u slučajevima kreditnog posredovanja u pomoćnoj ulozi |
| PROFESIONALNE OKOLNOSTI | Zanimanje, staž isključivo u slučaju provođenja kandidacijskih postupaka i kreditnog posredovanja |
| RADNO ISKUSTVO | CV, radno iskustvo, radno vrijeme, reference ograničeno na prikupljanje podataka prilikom oglašavanja otvaranja radnih mjesta |
| DOKAZ O IDENTITETU | Preslika osobne iskaznice ili putovnice ovisno o zakonskim obvezama naših partnera u svojstvu voditelja obrade za koje naše društvo pruža usluge izvršitelja obrade |
| DOKAZ SPOSOBNOSTI | Preslika vozačke ili prometne dozvole u svrhu dokazivanja sposobnosti upravljanja vozilom |
| OSOBNI STATUS | Preslika vjenčanog ili rodnog lista, vječani list određeni sulčajevi pri kreditnom posredovanju u pomoćnoj ulozi |
| ČLANSTVO U SINDIKATU | Podaci o članstvu u sindikalnim organizacijama u iznimnim slučajevima korištenja pogodnosti koja Sindikati osiguravaju Vama kao svojem članu |
Navedeni podaci prikupljani neposredno prije, tijekom i nakon sklapanja ugovornog odnosa obrađuju se isključivo u skladu s važećim propisima o zaštiti osobnih podataka u svrhu poduzimanja radnji na zahjtev ispitanika prije sklapanja ugovora ( predugovorne radnje ), odnosno u svrhu zaključenja i izvršenja ugovora vezanih uz naše usluge ili proizvode iz slijedećih registriranih djelatnosti:
- Održavanje vozila
- Prodaja originalnih i zamjenskih djelova, te autoservisne opreme
- Prodaja vozila
- Procjene vrijednosti vozila
- Korištenja zamjenskog vozila i/li usluge najma vozila
- Registracija vozila
- Tehničkog ispitivanja i analize: Tehnički pregled vozila, provođenje atesta i baždarenja tahografa
- Obrade zahtjeva za naknadom štete iz osiguranja
- Procjene štete
- Kreditno posredovanje u pomoćnoj ulozi
- Zastupanje u obveznom osiguranju od automobilske odgovornosti i osiguranju vozača i putnika od posljedica nesretnog slučaja-nezgode*
*usluge zastupanja u osiguranju pruža naše vezano društvo Auto-Remetinec zastupanje d.o.o. u svojstvu Izvršitelja obrade temeljem Ugovora sklopljenih sa osiguravajućim kućama.
Vaši podaci obrađuju u skladu s navedenim propisima bilo da ste poslovnoj suradnji s nama pristupili u svojstvu kupca ( fizičke osobe ), osobe ovlaštene za zastupanje, primatelja leasinga ili korisnika kredita, osiguranika ili ugovaratelja osiguranja, korisnika naših programa pogodnosti, dobavljača ili poslovnog partnera, te uključuju, ali se ne ograničavaju na slučajeve osobnih podataka koje ste nam dostavili u bilo kojem Vašem zahtjevu; pisanim, usmenim ili elektroničkim putem, obrascu o stvarnom vlasniku, obrascu o poslovnom subjektu, kupoprodajnom ugovoru, ponudi za vozilo, obrascu za prijavu štetnog događaja, prijavama testne vožnje ili ugovoru o osiguranju.
Svaka daljnja obrada podataka po navedenim osnovama dopuštena su samo u svrhe koje su podudarne s prvobitnom svrhom prikupljanja podataka, te u takvom slučaju nije potrebna posebna pravna osnova obrade. Ukoliko je pravna osnova za obradu predviđena pravom Europske unije ili Republike Hrvatske, ista predstavlja zakonitu osnovu za daljnju obradu podataka.
SPECIFIČNE OKOLNOSTI PRI OBRADI VAŠIH OSOBNIH PODATAKA
- PRAVNE I ZAKONSKE OBVEZE DRUŠTVA
Prije sklapanja ugovornih odnosa, za vrijeme njegova trajanja, te po njegovom prestanku, dužni smo obrađivati neke Vaše podatke u svrhu propisanih izvještavanja nadležnih nadzornih tijela i javnih ustanova. U skladu s navedenim, u cilju odgovornog poslovanja društva i poštenog financijskog izvještavanja, imamo legitiman interes obrađivati Vaše osobne podatke u svrhu izvještavanja, revizije, te vođenja knjigovodstvenih evidencija sukladno važećim računovodstvenim propisima i međunarodnim knjigovodstvenim standardima.
Posebnu pozornost pridajemo usklađivanju s pravnom regulativom kojom se reguliraju Vaša prava, kao korisnika naših usluga ( Zakom o zaštiti potrošača, Zakon o potrošačkom kreditiranju, Zakon o osiguranju, Opća uredba o zaštiti podataka ). U tom se smislu neki Vaši podaci mogu obrađivati s ciljem zaštite Vaših vlastitih interesa.
Zakonske obveze društva uključuju i obvezu arhiviranja dokumentacije ispitanika, te adekvatne pohrane podataka na sigurnim sustavima obrade s ciljem ispunjenja zakonskih obveza za arihviranje i pohradnu podataka.
U skladu sa važećim Zakonom o suzbijanju pranja novca i financiranja terorizma, primate na znanje da u određenim slučajevima, u djelu u kojem je naše društvo obveznik Zakona, Vaši podaci mogu biiti iskorišteni za provođenje dubinske analize i identifikacije stvarnog vlasnika stranke, te utvrđivanja činjenice da li ste politički izložena osoba ( preslike osobnog dokumenta, izvodi iz javnih registara, te informacije o porijeklu novca, potvrde o transakciji ). Navedena se provjera može odnositi na Vaš identitet, identitet osoba ovlaštenih za zastupanje, stvarnih vlasnika, jamaca i njihovih opunomoćenika, a uključuje procjenu prirode poslovnog odnosa koji uspostavljamo, utvrđivanje porijekla sredstava, te kontinuirani nadzor našeg poslovnog odnosa ukoliko je procjenjen visok rizik od pranja novca ili financiranja terorizma.
- LEGITIMAN INTERES DRUŠTVA
Društvo zadržava pravo s osnove obrane legitimnih interesa Društva, prije, za vrijeme, a i nakon prestanka ugovornog odnosa zaštiti svoja dospjela, a nenaplaćena potraživanja, te poduzeti legitimne i zakonske mjere za naplatu svojih potraživanja. Navedeno uključuje:
- Obradu solemniziranih instrumenata osiguranja plaćanja
- Obrada u svrhu pokretanje ovršnih postupaka i obrane pravnih zahtjeva
- Obradu u svrhu zaštite naše imovine
Prilikom utvrđivanja ovih okolnosti koristimo se i javno dostupnim izvorima informacija ( e-oglasna ploča Ministarstva pravosuđa, portala za pravne i poslovne informacije, jedinstvenog registra računa i slično ).
U takvim okolnostima, Vaši podaci mogu biti prosljeđeni Financijskoj agenciji, javnim bilježnicima, nadležnim tijelima, te u slučaju obustava po platnom nalogu i Vašem poslodavcu. Ako ne ispunite svoju novčanu obvezu u ugovorenom roku, dužni smo Vaše podatke dostaviti i Poreznoj upravi.
PRIVOLA
Za svrhe koje nisu pokrivene zakonskom osnovom ili našim legitimnim interesom utvrđenim testom balansa ili ispunjenjem ugiovorne obveze, prije obrade Vaših podatka, naši će Vas djelatnici zatražiti pisanu privolu sa specifikacijama točne svrhe obrade podataka, njihovom kategorijom, primateljima, te pravom na opoziv. Vaše je pravo takvu privolu u svakom trenutku opozvati, nekon čega se Vaši podaci više neće upotrebljavati u navedene svrhe.
LEGITIMNO KONTAKTIRANJE
U svrhu obnove isteklih ugovora ( police osiguranja, jamstva, poslovno-tehnička suradnja ) kao i obavijesti o terminima na zahtjev društvo ima legitiman interes kontaktirati Vas za možebitnu obnovu ili zaključenje novog ugovora, koristeći pritom podatke koje ste nam stavili na raspolaganje prilikom sklapanja incijalnog ugovora. Legitimni interes u tom smislu predstavlja i anketiranje Vašeg zadovoljstva kako bi poboljšali našu međusobnu suradnju. Za obavljanje ovih kontakata potrebna privola nam nije potrebna. Međutim, u svakom trenutku imate pravo uložiti prigovor na gore opisane načine bez navođenja razloga otkaza, te se više Vaši podaci neće obrađivati u navedenu svrhu.
PRIJENOS PODATAKA TREĆIM OSOBAMA
Ugovornim izvršiteljima obrade naše će društvo staviti na raspolaganje samo nužne osobne podatke potrebni za izvršenje njihovih usluga u naše ime, temeljem sklopljenih Ugovora o obradi podataka.Pod trećim osobama smatraju se društva za pružanje IT usluga, društva za korisničku podršku, odvjetnička i revozorska društva, sudske procjenitelje.
Analogno naše društvo u svojstvu ugovornog izvršitelja obrade za druge voditelje, vodeći se istim načelima razmjenjuje Vaše osobne podatke s drugim voditeljima obrade osobnih podataka, kojima ste dostavili Vaše podatke ( Osiguravatelji, Kartične kuće, Kreditne i bankarske institucije, Leasing društva ).
VREMENSKO RAZDOBLJE POHRANE OSOBNIH PODATAKA
Svi Vaši podaci na temelju kojih je moguće izvršiti identifikaciju pohranjivat će se u ograničenom vremenskom razdoblju, po čijem će isteku biti trajno brisani ili anonimizirani u skladu sa zakonskim propisima ( podaci za zaključenje ugovora nakon 5 godina, knjigovodstveni podaci nakon 11 godina ).
Osobni podaci prikupljeni temeljem privole brišu se trenutkom njezina povlačenja, osim u slučaju kada postoji druga pravna osnova za obradu.
Navedeni rokovi ne odnose na slučajeve, u kojima je naše društvo pokrenulo postupak prisilne naplate ili drugi sudski postupak. Navedena kategorija podataka podliježe brisanju po okončanju postupka ili zastari.
VAŠA PRAVA
Vezano uz obradu osobnih podataka, možete koristiti sljedeća prava:
Pravo na pristup osobnim podacima:
Možete zatražiti potvrdu obrađuju li se Vaši osobni podaci i u kojoj mjeri, pod uvjetom da je ispitanikov identitet nedvojbeno utvrđen.
Obrađujemo li Vaše nepotpune ili netočne osobne podatke, u svako doba možete zatražiti njihov ispravak odnosno njihovu nadopunu davanjem dodatne izjave i pod uvjetom da je Vaš identitet nedvojbeno utvrđen.
Ukoliko dokažete da razlozi iz kojih se obrađuju Vaši osobni podaci više nisu dopustivi, potrebni s obzirom na svrhu u koju su prikupljeni ili razumni pod dotičnim okolnostima, odgovarajući osobni podaci će bit brisani, ukoliko to ne brane važeći pravni propisi, ili se radi o obradi podataka u statističke svrhe kada osobni podaci više ne omogućuju identifikaciju osobe na koju se odnose odnosno ako su nužni za postavljanje, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva.
Imate pravo zatražiti privremeno blokiranje obrade osobnih podataka, ako osporavate točnost osobnih podataka te je to nužno radi provjere točnosti osobnih podataka ispitanika, ili obrada nije dopuštena, a Vi se protivite brisanju osobnih podataka, odnosno ako više ne trebamo Vaše podatke, ali ih Vi tražite radi ostvarivanja pravnih zahtjeva, te ukoliko ste uložili prigovor sukladno tč. 6.6. ove Izjave te očekujete našu potvrdu nadilaze li naši legitimni razlozi Vaše posebne razloge. Ovakvo ograničenje obrade ipak se ne odnosi na: pohranu osobnih podataka, odnosno ako su osobni podaci nužni za postavljanje, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva ili zaštitu prava druge fizičke ili pravne osobe. Za vrijeme ograničenje obrade osobnih podataka, pa dok ograničenje obrade ne bude ukinuto, predmetni podaci se mogu obrađivati samo na temelju Vaše privole.
Pravo na prenosivost podataka:
Možete zatražiti da Vam podatke koje ste nam ustupili na temelju privole ili na temelju ugovora stavimo na raspolaganje u strukturiranom, uobičajenom i strojno čitljivom formatu ako smo te podatke obrađivali pomoću automatiziranih postupaka.
Pravo na podnošenje prigovora:
Imate pravo u svakom trenutku uložiti prigovor uz navođenje razloga odnosećih na Vaše interese te temeljna prava i slobode na one obrade osobnih podataka koji se odnose na Vas te koje obrade se temelje na legitimnom interesu voditelja obrade. Dužni smo Vam tada dostaviti obavijest o tome nadilaze li, po provedenom ispitivanju, legitimni interesi voditelja obrade Vaše posebne razloge te ako dokažemo da postoje uvjerljivi legitimni razlozi za obradu koji nadilaze Vaše posebne interese, prava i slobode ili zbog postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva, i dalje ćemo obrađivati iste podatke u odnosnu svrhu, u protivnom, više nismo ovlašteni obrađivati iste podatke u konkretnu svrhu.
Pravo na podnošenje prigovora nadzornom tijelu:
Ako smatrate da smo prilikom obrade Vaših podataka prekršili hrvatsko ili europsko pravo o zaštiti osobnih podataka i time doveli do povrede Vaših prava, molimo kontaktirajte nas kako bismo mogli razjasniti sva moguća pitanja. Vama, naravno, pripada i pravo na podnošenje prigovora Agenciji za zaštitu osobnih podataka odnosno nadzornom tijelu unutar EU.
Možemo Vam naplatiti razumnu naknadu na temelju administrativnih troškova ili odbiti postupiti po zahtjevu, ako su Vaši zahtjevi očito neutemeljeni ili pretjerani, a osobito zbog njihova učestalog ponavljanja.
Ova prava možete ostvarivati izravno upućivanjem poruke elektroničke pošte na dolje navedene kontakt podatke.
Voditelj obrade:
Auto-Remetinec d.d.
Karlovačka cesta 5/E
10 020 Zagreb
zastita.podataka@autoremetinec.hr